Los eMail son herramientas clave a la hora de comunicarse y permanecer en contacto con tus clientes para ultimar detalles, cuadrar fechas y en general, entregar un buen trabajo o brindar una excelente experiencia de compra. Cuando hablamos de eMail no nos referimos únicamente a los correos electrónicos, también englobamos las nuevas plataformas como Whatsapp o Redes sociales por medio de las cuales puedas usar mensajes directos para entrar en contacto con tus clientes.

A continuación te sugerimos 5 frases que jamás querrás decir a tus clientes si en los comunicados y te contamos las razones por las cuales son poco correctas aunque parezcan muy formales.

“Disculpe la molestia”

Podrías pensar que es una frase que denota preocupación por el tiempo ajeno, sin embargo, también resta seguridad a la comunicación. Si quieres respetar el tiempo de la otra persona usa un asunto que vaya al grano y un cuerpo corto y preciso sobre lo que necesitas.

Ejemplo: “Disculpe la molestia pero necesitamos que nos envíe el contrato firmado para comenzar a trabajar” se podría remplazar por “Para atender a su solicitud lo más pronto posible, necesitamos contar con el contrato firmado, quedamos a la espera del mismo.”

“Hay que aterrizarlo”

A menos que hables de un avión, se específico con aquello que quieres aclarar, apunta a acciones concretas como agendar una reunión, llenar un formato o concretar una cita. Las frases sin sentido de fondo son una perdida de tiempo y pueden hacer sentir a tus clientes como si no supieras de qué estás hablando.

Ejemplo: “Me gusta su idea, pero habría que aterrizarla” se puede remplazar con “Me gusta su idea, ¿Podríamos agendar una cita para ultimar detalles?”

“Para ser sincero…”

Lo mínimo que espera el cliente es sinceridad por parte de una empresa que le presta un servicio u ofrece bienes, el cliente no necesita oírlo, Por otro lado, es una frase de relleno que se puede omitir totalmente sustentando las razones que se planea explicar luego de la misma.

Ejemplo: “Para ser sincero nunca habíamos tenido este tipo de quejas” se puede remplazar con “Es la primera vez que escucho sobre este tipo de inconvenientes con nuestra marca, pero para estos casos tenemos una garantía”

“Debería”

Si bien el cliente puede valorar una opinión, no está bien darle ultimatums. Ofrecer opciones más apropiadas será mejor.

Ejemplo: “No tenemos el rosa claro pero debería comprar el rosa más oscuro, son similares” se puede remplazar con “No tenemos en rosa claro en stock, pero contamos con otros tonos pastel que podrían gustarle, o, también podría esperar a que llegue de nuevo el tono que desea, en dos semanas.”

“Lo intentaremos”

Se supone que como empresarios o encargados, somos los expertos en un tema, responder a un cliente que trataremos de hacer algo no es muy profesional y no demuestra el 101% de nuestra disposición para lograrlo.

Ejemplo: “No vamos a esa zona, sin embargo intentaremos hacer una excepción”se puede remplazar con “Aunque nuestro servicio no llega a su zona, estaremos encantados de hacer una excepción para que conozca nuestro producto”.

“El problema es”

Si estás a cargo el cliente no quiere oír el problema pues espera que tu ya lo tengas bajo control.

Ejemplo: “El problema es que el paquete fue extraviado por la empresa de mensajería” se puede remplazar con “Aunque la empresa de mensajería no responde por el paquete, ya estamos haciendo un rastreo más minucioso del mismo, si para finales de la semana no lo hemos recuperado, procederemos al reembolso de su dinero o el envío de un nuevo paquete según usted lo requiera.”

“Como le dije antes”

Es una falta de respeto. Aunque se le repita a un cliente 200 veces el mismo enunciado, se debe tener en cuenta que esta persona puede tener su atención en muchas cosas además de nuestros correos, lo mejor será explicar de forma paciente la situación y ofrecer alternativas para solucionarla o incluso agendar una cita.

Ejemplo: “Como le dije antes la imagen que me ha enviado tiene una calidad demasiado baja” se puede remplazar con “La calidad de la imagen que nos ha venido suministrando es demasiado baja, lo invitamos a agendar una cita con nuestro diseñador para evaluar otras opciones”.

“Quedo pendiente a otros requerimientos”

Esta frase no la quieres usar por tu propio bien, aunque la comunicación es fundamental para fidelizar a los clientes, ofrecer ayuda extra cuando acabas de resolver un problema puede convertirse en un dolor de cabeza que te traerá más y más pequeños detalles detrás, y más si tu cliente es quisquilloso.

Ejemplo: “Me place que todo haya quedado solucionado, quedo pendiente a otros requerimientos” se puede remplazar con “Me place que todo haya quedado solucionado, esperamos volver a trabajar con usted prontamente”

Recuerda que el tono de comunicación de tu empresa debe ir en línea con toda tu estrategia de marketing, si aún no tienes una, te ayudaremos a crearla, solo debes hacer clic aquí: